KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU
BOYTRANS LOJİSTİK HİZMETLERİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA AYDINLATMA METNİ
Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi (“Boytrans Lojistik A.Ş.”), yürüttüğü faaliyetler kapsamında işlediği kişisel verilerinizi korumak için, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK”) uygun olarak her türlü teknik ve hukuki tedbiri almaktadır. İlgili kişiler; işlenen kişisel veri kategorilerini, kişisel verilerin işlenmesinin hukuki sebeplerini, üçüncü kişilere aktarımı yapılan verileri ve bu aktarımın amacı ile KVKK ve GDPR kapsamında yer alan haklarına ilişkin ayrıntılı bilgilere aşağıdaki aydınlatma metninden ulaşabilirler.
I. Veri Sorumlusu
Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret A.Ş.
| Mersis No | 0-1820-0563-3400001 |
| Telefon Numarası | (+90) 352 322 01 38 |
| KEP Adresi | boytranslojistik@hs02.kep.tr |
| Adres | Karpuzseki Mah. 8. Cad. No:62 Hacılar KAYSERİ |
II. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz;
- Ürün ve hizmetlerimizi iyileştirmek, geliştirmek, çeşitlendirmek ve ticari ilişki içerisinde olduğumuz gerçek/tüzel kişilere alternatifler sunabilmek amacıyla,
- Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi tarafından Erciyes Anadolu Holding ve Holding’e bağlı şirketler arasında iletişim ve işbirliğinin sağlanması, koordinasyonun temini, ortak iş alanlarının yürütülmesi, müşterilerimizin ve çalışanlarımızın ihtiyaçlarının belirlenmesi, sözleşme ile ilgili yükümlü olunan edimlerin yerine getirilmesi, reklam ve pazarlama faaliyetinin sürdürülmesi, müşteri takibinin sağlanması, iş güvenliği ve iş sürekliliğinin temini amacıyla,
- Hizmet standartlarımızı yükseltmek ve geliştirmek amacıyla,
- Ticari iş stratejilerimizin belirlenmesi ve uygulanması amacıyla,
- Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi’nin taraf olduğu sözleşmelerin Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi tarafından eksiksiz ifası ve bu sözleşmelerde karşı tarafların sözleşmeleri eksiksiz ifa ettiklerinin kontrolü amacıyla,
- Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi ile ticari ilişki içerisinde olan gerçek/tüzel kişilerin hukuki güvenliğinin sağlanması amacıyla,
- Mevzuattaki kanunlar uyarınca, Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi tarafından düzenlenmesi gereken ticari defterleri, faturaları, banka çek ve bordroları düzenleyebilmek amacıyla,
- Çalışanların, misafirlerin ve Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi’ne ait binaların güvenliğini sağlayabilmek ve giriş-çıkışları kontrol edebilmek amacıyla,
- Çalışan adaylarının işe alım süreçlerinin değerlendirilmesi, çalışanların özlük dosyalarının oluşturulması ve Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi’nin insan kaynakları politikalarının sürdürülmesi amacıyla,
- Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi bünyesinde çalışan personelin moral ve motivasyonunu, performans düzeyini ve memnuniyetlerini, birbirleriyle ve şirketle olan etkileşimlerini artırmak ve şirkete olan bağlılıklarını sağlamak amacıyla,
- Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi’ni ziyaret eden misafirlerimizin internete erişimini sağlamak amacıyla,
- Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi’nin ticari satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla,
- Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi’nin kurumsal yazışmalarının yapılması amacıyla,
- İnternet sitemizin ziyaret edilmesi durumunda istatiksel verilerin oluşturulması ve ziyaretçi bilgilerinin kaydedilmesi ve geri dönüşlerin sağlanması amacıyla,
- Bunlarla birlikte gerekli kalite ve standart denetimlerimizi yapabilmek ya da kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş sair yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi gibi amaçlar üzerine,
- Şirketimiz tarafından düzenlenen/katılınan toplantı seminer ve diğer sosyal organizasyonlar, ödül törenleri, kurumsal toplantılarda çekilen fotoğraflar ve videolar; şirketimizin ve etkinliğin tanıtımı, duyurulması ve kamuoyunun bilgilendirilmesi amacıyla,
- Düzenleyici ve denetleyici kurumlarla, yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, KVKK’da belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak amacıyla,
- Finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası ve takibi amacıyla,
- Şirketimizin meşru menfaatlerini sağlamak amacıyla,
- Şirketimiz tarafından bağlı iştirak şirketlerimiz arasında iletişim ve işbirliğinin sağlanması, koordinasyonun temini, ortak iş alanlarının yürütülmesi, müşterilerimizin ve çalışanlarımızın ihtiyaçlarının belirlenmesi, sözleşme ile ilgili yükümlü olunan edimlerin yerine getirilmesi, reklam ve pazarlama faaliyetinin sürdürülmesi, müşteri takibinin sağlanması, iş güvenliği ve iş sürekliliğinin temini amacıyla,
- Çalışanlarımıza ve çalışan yakınlarımıza ödenen eğitim, kurs ve benzeri destek için yapılan burs ödemeleri amacıyla,
- Şirketimizin kısa ve uzun vadeli stratejik planlarının, ticari hedeflerinin belirlenmesi ve uygulanması, insan kaynakları rejiminin oluşturulması ve yürütülmesi amacıyla,
- Mevzuatta veya kabul ettiğimiz politikalarda meydana gelen değişikliklerin bildirilmesi veya veri sahibini ilgilendiren bildirimlerin yapılması amacıyla,
- Şirketimiz ile Erciyes Anadolu Holding ve Holding’e bağlı şirketler arasında ortak veri tabanının kurulması ve işlerliğinin sağlanması amacıyla,
- Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi bina ve tesislerinin içerisinde ve çevresinde güvenliğin sağlanması, çalışma disiplini, performansın ve giriş çıkışların takibinin sağlanması amacıyla, çeşitli raporların, araştırmaların ve sunumların hazırlanması, acil durum yönetim süreçlerinin planlanması, finans ve muhasebe işlerinin takibi, şirketimiz nezdinde güvenliğin temini amacıyla,
- Eski hükümlüyü çalıştırma yükümlülüğümüz kapsamında ve sadece bu kapsamda olmamakla birlikte adli sicil kaydı bilgileri personelin işe uygunluğunun ve işe devamının değerlendirilmesi amacıyla,
- Lojistik faaliyetlerin planlanması ve icrası amacıyla,
- Finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası ve takibi, ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi, halkla ilişkiler ve pazarlama politikalarının geliştirilmesi ve iyileştirilmesi amacıyla,
- Yargı, belediye, İlgili kamu kurum ve kuruluşların taleplerini yerine getirmek amacıyla,
- Şirketimiz ve/veya Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi’ne bağlı diğer şirketler tarafından sunulan ürün, hizmet, mağaza ve kampanyalarla ilgili olarak; satış, pazarlama ve tanıtım amaçlı iletişim mesajları ve e-posta gönderilmesi, ürün ve hizmetlere ilişkin görüş ve şikayetlerin tespit edilmesi, daha verimli ve iyi hizmet verebilmek adına beğeni, ziyaret edilen sayfalar, siparişler ve şikayetlere ilişkin raporlamaların oluşturulması, pazarlama faaliyetlerinde bulunulması, üyelik ve kart işlemlerinin tesisi, üyelik kartı ve tanıtım/reklam amaçlı basılı materyallerin iletilmesi amacıyla,
- Gerekli kalite ve standart denetimlerimizi yapabilmek ya da kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş raporlama ve sair yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi gibi amacıyla,
- Şirket hisse devri faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Kamu kurumlarına yasal bildirimlerin yapılması,
III. Kişisel Verilerin Aktarılması
İşlediğimiz kişisel veriler yukarıdaki amaçlar çerçevesinde, KVKK’ nun 8. ve 9. maddeleri dikkate alınarak:
- Ticari faaliyetlerimizin yerine getirilebilmesi ve sürekliliğin sağlanabilmesi amacıyla, iş ortaklarımıza, Erciyes Anadolu Holding AŞ'ye,
- Erciyes Anadolu Holding ve Holding’e Bağlı Şirketler arasında iletişim ve işbirliğinin sağlanması, koordinasyonun temini, ortak iş alanlarının yürütülmesi, müşterilerimizin ve çalışanlarımızın ihtiyaçlarının belirlenmesi, sözleşme ile ilgili yükümlü olunan edimlerin yerine getirilmesi, reklam ve pazarlama faaliyetinin sürdürülmesi, müşteri takibinin sağlanması, iş sağlığı ve güvenliği ile iş sürekliliğinin temini, ortak veri tabanının oluşturulması amacıyla Erciyes Anadolu Holding AŞ ve Bağlı Şirketlerine,
- Ürün ve hizmetlerin sağlanabilmesi amacıyla sınırlı olarak tedarikçilerimize,
- Kanunlarda öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve güvenliğin sağlanması amacıyla başta SGK olmak üzere ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına,
- Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi bünyesinde istihdam edilen kişilerin sosyal ve mali haklarının karşılanmasını sağlamak amacıyla başta bankalar olmak üzere diğer özel ve kamu tüzel kişiliklerine,
- Personel politikalarının oluşturulması ve yürütülmesi amacıyla insan kaynakları şirketlerine ve Erciyes Anadolu Holding’e,
- Mali ve finansal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla bankalara, finans kuruluşlarına, kamu kurumlarına,
- İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve yargı organlarına,
- Ortak veri tabanı oluşturulması, koordinasyon ve iş birliğinin sağlanması amacıyla Erciyes Anadolu Holding A.Ş. ve Holding’e bağlı iştirak şirketlerine,
- Şirketimizin ve bağlı bulunduğumuz Erciyes Anadolu Holding’in kullandığı işletim sistemleri ve bilgisayar programlarının veri tabanlarının oluşturulması, program işlerliğinin sağlanması ve programın bakım ve onarımın yapılabilmesi amacıyla yurtiçi ve yurtdışında kurulu yazılım firmalarına ve teknoloji şirketlerine,
- Şirketimizin SAP, CRM, ERP gibi işletim sistemleri ve bilgisayar programlarının veri tabanlarının oluşturulması, program işlerliğinin sağlanması ve programın bakım ve onarımının yapılabilmesi amacıyla yurtiçi ve yurtdışında kurulu yazılım firmalarına ve teknoloji şirketlerine,
- Bulut servis hizmeti aldığımız, bulut teknolojisi hizmeti veren teknoloji şirketlerine,
- Müşteri takibi ve müşteri ihtiyaçlarının giderilmesi amacıyla Erciyes Anadolu Holding ve Holding’e bağlı şirketlere, şirketimiz ve Holding’e bağlı şirketlerin iş ortaklarına, bayilerine ve tedarikçilerine,
- Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi’nin konaklama, ulaşım ve turistik amaçlarla turizm firmalarına, otellere ve organizasyon şirketlerine,
- Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi evrak, ürün, numune vb. teslimatının gerçekleştirilebilmesi için kargo şirketlerine ve posta kuruluşlarına,
- Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi’nin kullandığı araçlara ilişkin kullanıcı bilgileri, lokasyon verileri ve diğer kullanım bilgileri ilgili satış, kiralama ve servis firmalarına,
- Çalışan hakkında geçerli bir hukuki sebebe dayalı olarak referans talep eden banka, finans kuruluşları ve diğer firmalara,
- Etkinlik, konferans vb. sosyal ve kültürel etkinliklerin gerçekleştirilmesi amacıyla Erciyes Anadolu Holding’e bağlı şirketlere ve bu alanda faaliyet gösteren hizmet aldığımız firmalara,
- İş sağlığı ve güvenliği önlemleri kapsamında çalışanların sağlık bilgilerinin sağlıklı bir iş ortamında çalışabilmeleri amacıyla ilgili sağlık hizmeti alınan kurumlara ve sigorta şirketlerine aktarılabilmektedir.
IV. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi veya Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi adına veri işleme yetkisine sahip gerçek veya tüzel kişiler tarafından, beyan, başvuru formları, internet sitesinden doldurulan formlar, özlük dosyası oluşturmak üzere istenen belgeler, muhtelif sözleşmeler, her türlü bilgi formları, anketler, iş başvuru formları, çağrı merkezleri üzerinden sözlü, yazılı veya elektronik kanallar aracılığı ile açık rızanız ya da kanunda öngörülen kişisel veri işleme şartları kapsamında toplanmaktadır.Bu bilgiler, ticari ve idari faaliyetlerimizin, yasalar çerçevesinde sunulabilmesi ve bu kapsamda Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi’nin hizmetlerini yürütebilmesi, ticari hayatını sürdürebilmesi ve yasalardan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi amaçlarıyla edinilir.
KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA SÜRELERİ
Şirketimiz işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza eder.
| Veri Kategorisi | Veri Saklama Süresi | Gerekçe |
| Kimlik | Hukuki ilişkinin sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl | 6098 Sayılı Kanun |
| İletişim | Hukuki ilişkinin sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl | 6563 Sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuat |
| Hukuki İşlem | Hukuki ilişkinin sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl | |
| Müşteri İşlem | Hukuki ilişkinin sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl | 6563 Sayılı Kanun, 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun, 6502 Sayılı Kanun |
| İşlem Güvenliği | 5 Yıl | |
| Risk Yönetimi | 10 Yıl | |
| Finans | Hukuki ilişkinin sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl | 6102 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun |
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar | 10 Yıl | 6563 Sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuat |
ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Şirketimizin kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için almış olduğu tedbirleri aşağıda bilginize sunarız:
- Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
- Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
- Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
- Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
- Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
- Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
- Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
- Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
- Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
- Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
- Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
- Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
- Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
- Sızma testi uygulanmaktadır.
- Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
- Şifreleme yapılmaktadır.
- Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
- Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
V. İlgili Kişinin KVKK Kapsamındaki Hakları
Boytrans Lojistik Hizmetleri ve Ticaret Anonim Şirketi bünyesinde kişisel verisi işlenen gerçek kişiler KVKK’nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahiptirler:- Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı veya aktarılacağı üçüncü kişileri, alıcıları ve alıcı kategorilerini,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ya da söz konusu işleme faaliyetinin durdurulmasını ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
- KVKK kapsamında bizimle iletişime geçmek, geri bildirimde bulunmak ya da sorularınızı yöneltmek isterseniz, kimliğinizi tevsik edici belgeler ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Veri Sorumlusuna Başvuru Formu'nu doldurarak:
Formu başvuru esnasında imzalayarak kimlik doğrulanmasını sağlayıcı belgelerle (nüfus cüzdanı, ehliyet vb.) birlikte şirketimizin Karpuzseki Mah. 8. Cad. No:62 Hacılar KAYSERİ adresine bizzat başvuru yapabilir veya
Formu kimlik doğrulanmasını sağlayıcı belgelerle (nüfus cüzdanı, ehliyet vb.) birlikte noter kanalı ile şirketimizin Karpuzseki Mah. 8. Cad. No:62 Hacılar KAYSERİ adresine gönderebilir veya
Formu, boytranslojistik@hs02.kep.tr adresine, veri sahibine ait Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) vasıtasıyla veya
sistemlerimizde kayıtlı e-posta adresinizin bulunması halinde kvkk@boytrans.com.tr kimlik doğrulanmasını sağlayıcı belgelerle (nüfus cüzdanı, ehliyet vb.) birlikte iletebilirsiniz.
Bu kapsamda, konuyla ilgili yapılacak olan yazılı başvurularınızın tarafımızca yapılacak olan kimlik doğrulamasını takiben kabul edilebileceğini hatırlatmak isteriz.
İlgili kişinin talepleri en kısa sürede ve nihayetinde en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak değerlendirilip karara bağlanır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenmiş olan tarifedeki ücret esas alınır. İlgili kişiler, şirketimize başvuru yaptıktan sonra, söz konusu başvuruya ilişkin yanıttan memnun kalmazlarsa Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na şikâyet yoluna gidebilirler.
Başvuru formunu indirmek için tıklayınız